Sądowa windykacja niezapłaconych długów

Mało kto chciałby znaleźć się w sądzie. Sądowa windykacja długów kojarzą nam się z przewlekłymi postępowaniami, skomplikowanymi i niejasnymi procedurami oraz kosztami. Są jednak sytuacje, kiedy sądowa windykacja niezapłaconych długów to konieczność.
Wysłaliście już 10 maili z pytaniem, kiedy możecie się spodziewać płatności. Dwa wezwania nawet nadaliście listem poleconym. Próbowaliście dzwonić, ale najwyraźniej dłużnik zablokował Wasz numer.
Co można zrobić w takim wypadku?
Można skorzystać z firm zajmujących się windykacją. Za określony procent prowizji spróbują namierzyć dłużnika i porozmawiać z nim twarzą w twarz. Być może wpiszą go na listę dłużników. Może będą bombardować telefonami i wystawać pod domem. Jeśli dłużnik:

• ma wytrzymałą psychikę, nie ugnie się i nie zapłaci;
• to oszust, nie ugnie się i nie zapłaci;
• utonął w długach, jest mu wszystko jedno, nie ugnie się i nie zapłaci;
• potrafi korzystać z wyszukiwarki Google albo ma prawnika (co nie jest takie rzadkie), to będzie wiedział, co zrobić, aby ukrócić te działania firm windykacyjnych, które są najbardziej dokuczliwe.

W jaki sposób  wierzyciel może odzyskać swoje pieniądze, w sytuacji gdy dłużnik nie reaguje na działania firmy windykacyjnej?

Jedyną legalną drogą jest sąd i komornik

Jak pisaliśmy w poprzednim wpisie, szybkość działania ma znaczenie. Jeśli najpierw podejmiemy próby windykacji pozasądowej, to może się okazać, że cały proces odzyskiwania długów jeszcze bardziej się wydłuży. Ostatecznie i tak będziemy musieli skierować sprawę do sądu.
Na jakie etapy można podzielić sądową windykację niezapłaconych długów?

Sądowa windykacja – etap I – przygotowanie pozwu

W listopadzie 2019 r. ponownie wprowadzono w sądach tzw. sprawy gospodarcze. Sądy prowadzące sprawy gospodarcze nazywane są „sądami gospodarczymi”. Sąd Gospodarczy nie jest odrębnym sądem, to po prostu wydział w Sądzie Rejonowym, którego sędziowie zajmują się właśnie sprawami gospodarczymi. Uwaga! Nie każdy Sąd Rejonowy ma Wydział Gospodarczy. W takim wypadku należy ustalić, który najbliższy Sąd Rejonowy jest uprawniony do rozpoznania naszej sprawy. Jak to zrobić, przeczytasz w tym wpisie.
„Sprawy gospodarcze” – w wielkim uproszczeniu – to sprawy cywilne pomiędzy przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.
Przykład:

• Firma budowlana zakupiła na kredyt kupiecki materiały budowlane w hurtowni i nie zapłaciła za nie w terminie.
• Drukarnia wykonała zgodnie z zamówieniem foldery reklamowe dla producenta maszyn rolniczych, ale nie otrzymała umówionej zapłaty.
• Firma transportowa wykonała zlecenie przewozu na zlecenie spedytora, ale spedytor odmówił zapłaty. 

Czemu o tym wszystkim piszemy i co to ma wspólnego z przygotowaniem pozwu?
Jeśli jesteście przedsiębiorcami, a Wasz pozew będzie rozpatrywany przez Sąd Gospodarczy w postępowaniu w sprawie gospodarczej, to wiążą Was bardzo restrykcyjne wymagania formalne. Jeśli ich nie dochowacie, możecie przegrać sprawę, nawet jeśli macie rację.
Do takich wymogów formalnych należy m.in. podanie adresu poczty elektronicznej albo oświadczenie powoda, że nie posiada takiego adresu.
Niepodanie adresu stanowi tzw. brak formalny i można go łatwo naprawić.
Nienaprawialnym błędem może być natomiast niedostateczne opisanie okoliczności sprawy oraz niewskazanie niezbędnych dowodów.

Dowody w pozwie

Zgodnie z przepisami „powód jest obowiązany powołać wszystkie twierdzenia i dowody w pozwie”. Co się stanie, jeśli tego nie zrobimy:

Art.  458⁵ § 4 kodeksu postępowania cywilnego
Twierdzenia i dowody powołane z naruszeniem § 1-3 podlegają pominięciu, chyba że strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później. W takim przypadku dalsze twierdzenia i dowody na ich poparcie powinny być powołane w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym ich powołanie stało się możliwe lub wynikła potrzeba ich powołania.
Jeśli nieprawidłowo przygotujemy pozew, możemy już nigdy nie mieć szansy, aby przedstawić całe swoje stanowisko i stan faktyczny. Sąd pominie dowody, których nie wskazaliśmy w pozwie, ponieważ nieprawidłowo napisaliśmy pozew.
Kiedy nasi klienci zwracają się do nas o przygotowanie pozwu, prosimy ich o przesłanie całej listy dokumentów. W oparciu o nasze doświadczenie wiemy, jakie dokumenty należy wskazać i załączyć do pozwu nawet w prostej sprawie o zapłatę faktury zakupowej. Jakie to mogą być dokumenty?

1. faktura albo inny rachunek dokumentujący transakcję,
2. umowa (rzadko mamy do czynienia z zawarciem umowy na piśmie, mail z warunkami dostawy też może być umową),
3. dokument Wz, dowód nadania, dowód odbioru towaru od kuriera, protokół odbioru prac budowlanych, czyli wszelkie dokumenty, które potwierdzają, że wywiązaliście się ze swoich obowiązków i teraz możecie żądać zapłaty,
4. korespondencja e-mailowa – zwykle uwiarygadnia zawarcie umowy ustnej (korespondencja dotycząca negocjacji warunków) lub jej wykonanie (korespondencja dotycząca wydania towaru, wykonania prac itp.),
5. wezwanie do zapłaty (koniecznie! czemu? Przeczytaj proszę ten wpis.)
6. korespondencja dotycząca problemów zgłaszanych przez dłużnika (np. wady dostarczonych materiałów, nieterminowa dostawa, zgłoszenie uwag do protokołu odbioru robót budowlanych) – to bardzo istotne okoliczności, których nie można zataić przed sądem ani przed własnym prawnikiem!

Czemu dokumenty są takie ważne?

Bardzo ważne jest, aby dowody, na które się powołujesz, miały formę dokumentów. Jeśli Twoja sprawa jest sprawą gospodarczą, to obowiązują następujące zasady:Art.  458¹⁰ kodeksu postępowania  cywilnego

Dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Oznacza to, że dowód w formie dokumentu, ma pierwszeństwo w sądzie gospodarczym. To jest niezwykle ważna zasada i nieustannie przypominamy o tym naszym klientom, nawet jeśli jeszcze nie mają problemów z niezapłaconymi fakturami. Na wszystko trzeba mieć tzw. „podkładkę”. Jeśli ustalasz coś ze swoim kontrahentem ustnie, wyślij mu potem maila z podsumowaniem rozmowy. Zajmie to 5 minut, a w sądzie e-mail jest już dokumentem, który może stanowić przekonujący dowód.

Art.  458¹¹ kodeksu postępowania cywilnego
Czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, o którym mowa w art. 77³ Kodeksu cywilnego, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.
W wielkim uproszczeniu cytowany przepis nakłada na przedsiębiorców konieczność dokumentowania istotnych czynności, które podejmują.
Dobra wiadomość. Pod pojęciem dokumentu przepisy rozumieją praktycznie wszystko, co przybiera formę materialną i można odczytać.

Przykład:

• wydruk maila,
• sms,
• rozmowa na komunikatorze internetowym,
• nagranie rozmowy,
• film w jakiejkolwiek formacie, byleby można go odtworzyć,
• dokument papierowy,
• pendrive z dokumentami elektronicznymi,
• notatka na serwetce,
• zdjęcie dokumentu,
• zdjęcie wady.

 Co powinniście dokumentować? 

• zawarcie umowy (np. potwierdzenie mailem lub smsem uzgodnień telefonicznych, ustalenie na drodze mailowej ceny, terminu dostawy, miejsca dostawy, zawarcie pisemnej umowy o roboty budowlane [absolutnie koniecznie na piśmie!])
• zmiany umowy (np. zmiana zakresu prac budowlanych, rezygnacja z wykonania danych prac, zmiana materiałów niż były wskazane w projekcie, zmiana terminu dostawy zamówionych materiałów itp.)
• zawiadomienie o wadzie rzeczy,
• sporządzenie protokołu odbioru robót budowlanych,
• uznanie długu (czyli przyznanie przez dłużnika, że powinien zapłacić swój dług np. prośba o rozłożenie na raty lub odroczenie terminu płatności),
• wezwanie do zapłaty.

Jeśli nie jesteście radcą prawnym ani adwokatem dowody dla Sądu musicie załączyć w oryginale!
Jak widzicie, samo przygotowanie się do sądowej windykacji niezapłaconych faktur może wydawać się bardzo skomplikowane, ale wystarczy pamiętać o zbieraniu „podkładek” (czyli dowodów w formie dokumentów). Warto też skorzystać z profesjonalnej pomocy „prawnika do windykacji”.
Firmą zajmującą się windykacją nie jest z pewnością biuro księgowe, dlatego prosimy: nie zrzucajcie na swoją księgową obowiązku napisania pozwu! Nie ujmując profesjonalizmu księgowych, specjalista od księgowości nie zna się na postępowaniu cywilnym. Nie raz trafiali do nas klienci, którym księgowa napisała pozew i zrobiła to bardzo źle. Bardzo trudno potem ratować taką sprawę, biorąc pod uwagę rygory postępowania gospodarczego…

Sądowa windykacja – etap II – nakaz zapłaty

Czemu warto skorzystać z pomocy prawnika przy pisaniu pozwu? Jeśli pozew będzie właściwie przygotowany, a sprawa nie będzie wielowątkowa, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że sąd wyda tzw. nakaz zapłaty.
Nakaz zapłaty to rodzaj wyroku, wydawany w dwóch specjalnych postępowaniach: upominawczym i nakazowym. Różni się tym od standardowego wyroku, że jest wydawany przez Sąd na posiedzeniu niejawnym, pod warunkiem, że Sąd uzna cały nasz pozew za zasadny. Dlatego tak ważne jest, żeby w sposób jasny i precyzyjny przygotować treść pozwu.
Nakaz zapłaty jest wydawany bez przeprowadzania rozprawy, słuchania świadków i stron. To bardzo przyspiesza całe postępowanie!

Sąd przesyła wydany nakaz do wierzyciela i dłużnika. Przesłany nakaz jest nieprawomocny. Oznacza to, że dłużnik może go zaskarżyć wnosząc sprzeciw w wyznaczonym terminie. Jeśli dłużnik to zrobi, sprawa trafia do „normalnego” rozpoznania czyli na rozprawę.

W większości spraw dłużnicy nie wnoszą sprzeciwu lub wnoszą sprzeciw, choć nie mają żadnych sensowych argumentów, byleby przedłużyć trochę sprawę.
Jeśli dłużnik nie wniósł sprzeciwu w terminie, nakaz staje się prawomocny. Co do zasady sprawa jest już ostatecznie zakończona, przesądzona i może być skierowana do komornika po uzyskaniu klauzuli prawomocności.

Jeśli dłużnik wniósł sprzeciw, ale jego argumenty są na pierwszy rzut oka „wyssane z palca”, mamy szansę, że sąd wyda wyrok na jednej rozprawie.
Jeśli dłużnik wniósł sprzeciw, a jego argumenty brzmią zasadnie, to wszystko zależy od tego, jak dobrze przygotowaliśmy pozew i jakie dowody zgłosiliśmy w pozwie.

Sądowa windykacja – etap III – klauzula prawomocności

Mamy już prawomocny nakaz zapłaty lub wyrok? Zanim udacie z nim do komornika, musicie uzyskać tzw. klauzulę prawomocności.
W praktyce klauzula prawomocności to obecnie pieczątka Sądu z informacją, że nakaz/wyrok są prawomocne od określonej daty. Komornik nie może wszcząć egzekucji, jeśli tej pieczątki nie macie.
Sąd nie nadaje klauzuli z urzędu (czyli bez wniosku). Odpowiedni wniosek należy więc złożyć do sądu. Pierwszy tytuł wykonawczy (czyli wyrok/nakaz z klauzulą wykonalności) jest za darmo. Wniosku nie trzeba więc opłacać, jeśli wcześniej już takiego nie składaliśmy. Wzór wniosku z łatwością możecie znaleźć na stronach dowolnego sądu.
Sądowa windykacja niezapłaconych faktur będzie skuteczna, jeśli bardzo dobrze znamy przepisy lub skorzystamy z pomocy kancelarii prawnej, która specjalizuje się w reprezentowaniu przedsiębiorców przed Sądem.